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  完整的询价采购过程应分为六个阶段_解决方案_计划/解决方案_实用文档。完整的询价采购过程应分为六个阶段 询价采购是指对几个供应商(通常至少三家)的报价进行比 较以确保价格具有竞争性的一种采购方式。 它既能满足采购单位 的一些数量多。金额较小、时间要求紧的采购需求,同时也

  完整的询价采购过程应分为六个阶段 询价采购是指对几个供应商(通常至少三家)的报价进行比 较以确保价格具有竞争性的一种采购方式。 它既能满足采购单位 的一些数量多。金额较小、时间要求紧的采购需求,同时也能有 效地节约采购过程的成本,对于一些采购规模不大、采购任务相 对较少、 招标方式难以实施的贫困地区和中小城市的集中采购机 构来说,是一种较为常用的采购方式。 为了使询价采购能充分体现公开、公平、公正及竞争和效益 原则,作为集中采购机构,完整的询价采购过程一般应分为六个 阶段进行。 一、询价准备阶段 在这个阶段,应按以下步骤进行: (一)进行采购项目分析 集中采购机构在受理采购单位委托的采购项目后, 要对采购 单位提出的采购项目计划和采购方案,从资金、技术、生产、市 场等几个方面进行全方位综合分析, 为确定科学的采购方案和完 整的采购项目清单做好准备。 (二)制定采购方案,确定采购项目清单 对经分析、论证后 的采购方案, 集中采购机构要会同采购单位及有关方面的专家对 采购项目进行论证和可行性分析,有必要时,要组织有关方面对 采购单位进行现场考察,制定最终的采购方案,确定最后的采购 项目清单,明确有关技术要求和商务要求。 1 (三)编写询价书 集中采购机构要结合项目特点,根据对项目的分析、论证情 况和采购项目清单及有关技术要求编制询价书。 完整的询价书主 要应包括以下内容: 1、询价公告或报价邀请函:包括采购项目简介和内容、报价 单位资格要求、报价单位获取询价书的办法及时间、询价书售价 (如果有的话)、报价时间要求、报价地点、报价方式、联系人及 联系方式等。 2、采购项目要求:包括采购单位的基本情况、采购项目的详 细内容和要求、采购项目清单和相关技术要求、报价单位的资质 条件、合同的特殊条款等。 3、报价单位须知:包括询价书的主要内容、项目的实施过程 和具体要求、对报价单位的要求、报价书的格式及内容、报价方 式和时间要求、对报价书评价的方法和原则、确定成交办法及原 则、授予合同的办法等。 4、合同格式:包括合同的主要条款、工程进度、工期要求、 合同价款包含的内容及付款方式、合同双方的权利和义务、验收 标准和方式、违约责任、纠纷处理方法、生效方法和有效期限及 其它商务要求等。 5、报价文件格式:主要包括报价书(或报价函)、报价表、主 要设备及服务说明、 报价单位的资格证明文件和服务承诺以及相 关内容等。 2 (四)询价书的确认 询价书编制完成后,须送采购单位审核确认,经采购单位法 定代表人或授权委托人签字并加盖公章后,方可正式印制。 (五)邀请供应商 按照询价书确定的供应商资格条件和邀请方式, 邀请相关供 应商前来参与报价。邀请供应商可采取公开方式和有限邀请方 式。 一是公开邀请方式, 是指在政府采购管理机关(财政部或省、 市财政部门 ) 指定的政府采购信息发布媒体上公开披露采购信 息,刊登询价公告(或报价邀请函),广泛邀请有兴趣参与的供应 商前来报价的一种方式。 二是有限邀请方式, 是指在政府采购供应商信息库中采取随 机方式公开选择三家以上相关供应商, 以送发书面邀请函的办法 邀请其前来报价的一种方式。 (六)进行资格预审 对有兴趣参与报价的供应商进行资格预 审,主要是对其提交的有关资格证明文件进行审查,包括基本资 格审查和专业资格审查等。如采取有限邀请方式,可不需进行资 格预审。 (七)发出询价书 对经过资格审查、符合项目要求的供应商发出询价书。 (八)成立询价小组 询价小组主要负责对各供应商提供的报价按照询价书的规 3 定进行独立评价。询价小组一般由采购单位代表、集中采购机构 代表、 有关专家等三方面人员组成, 成员人数为三人以上的单数, 其中专家人数应占三分之二以上。 (九)制作评价办法和文件 评价办法和文件是供询价小组成 员在评价过程中和集中采购机构在确定成交过程中使用的有关 材料,包括评价标准、评价办法、确定成交原则等。 二、询价及评价阶段 在这个阶段,应按以下步骤进行: (一)公开报价 各供应商应在规定的时间内向集中采购机构提交报价文件, 报价文件中应一次报出一个不可更改的最终报价, 以确保公平竞 争。报价文件要求为密封报送,一般不应接受传真或电话报价。 报价文件提交后,供应商不得对报价文件进行修改。 集中采购机构应指定专人 (二人以上)在报价截止时间前接 收的报价文件,并妥善保管,对在截止时间之后递交的报价应拒 绝接收。 集中采购机构在报价时间截止后,要举行公开仪式,对各供 应商提供的报价文件中的报价表进行公开报价。 公开报价仪式应邀请采购单位代表、供应商代表、监督方代 表(纪检监察机关或政府采购监督管理机构)、 有关方面的技术专 家参加,询价小组成员和工作人员一般也应参加公开报价仪式。 (二)询价小组审阅报价文件 4 询价小组全体成员审阅各供应商的报价文件, 主要审查各报 价文件的完整性、对采购方案的完全响应性,报价单位资格及资 质的符合性等,以判定报价文件的有效性等。 审阅过程中,应 确保公平地对待每一份报价文件。 (三)询价小组进行综合评价 询价小组要对各供应商的报价进行综合评价, 评价的依据主 要是询价书、评价办法和文件及事先制定的评定成交的标准等, 并确保公平地对待每一个报价单位提交的报价。 在审阅报价文件及对报价文件进行综合评价过程中, 询价小 组不得同某一个供应商就其报价进行谈判。 (四)询价小组推荐预成交供应商 询价小组根据综合评价情况,推选预成交供应商名单。 在一般情况下,成交供应商应是符合采购要求、质量和服务 相等、且报价最低的供应商。 (五)询价小组出具询价结果报告 询价小组应向集中采购机构出具询价结果报告。 询价结果报 告主要包括:询价公告(报价邀请函)发出的日期、方式,响应询 价及获取询价书的供应商名单,报价及评价日期和地点,询价小 组成员及工作人员名单,报价记录,评价方法和标准,报价资格 性、符合性审阅情况及报价无效的供应商名单及原因说明,评价 记录,综合评价情况,询价小组的确定预成交的建议等。 (六)确定成交供应商 5 集中采购机构根据询价小组的询价结果报告及其推选的预 成交单位名单,依照询价书、评价办法和文件、事先制定的确定 成交的原则,确定最终成交的供应商。 (七)签发询价结果通知书 集中采购机构向成交供应商签发询价结果通知书(成交通知 书),并将评价结果通知所有参与报价的供应商。 询价结果通知书(成交通知书)还要同时抄送采购单位, 并抄 报政府采购监督管理机关备案。 成交结果应在指定的媒体上公告。 (八)签订采购合同 集中采购机构应在询价书规定的时间内组织供需双方 (指成 交供应商与采购单位,下同)进行技术和商务交流,协商签订采 购合同。 采购合同的协商及签订,应在公开、公平、公正和诚实、信 用、互利的原则下进行,并应严格遵守国家的有关法律、法规及 政府采购制度的相关规定。 采购合同的协商和签订应严格依照 询价书、供方报价书文件等有关内容进行,不得违背询价结果和 成交价格。 采购合同经供需双方签订,集中采购机构作为合同的确认 方,对双方正式签订的合同进行审核确认,经公证机关公证后, 报政府采购监督管理机关备案。 三、项目实施阶段 6 项目实施阶段,即合同履行阶段。在这个阶段,供需双方按 照已生效的采购合同,在集中采购机构的监督下,履行各自的责 任和义务;合同履行过程中,一般不得变更,如需变更,供需双 方应按合同有关条款协商解决, 并按合同签订程序报经集中采购 机构审核确认;对涉及重大变更事项的协商,由供需双方提出申 请,集中采购机构组织进行;经协商一致的变更事项,应签定书 面补充协议。 四、项目验收阶段 全部项目完工后,为了检验采购成果和供应商履约情况,应 组织对项目完成情况进行总体验收。 验收的依据为该项目的合同 书及国家有关质量标准(验收依据和标准应事先在合同中规定)。 完工验收一般应由采购单位负责组织;对较大的或比较复杂 的一些项目,应由集中采购机构组成项目验收小组,由验收小组 进行验收;对于一些特殊的项目,应申请具有检验资格的省及省 级以上有关质检部门组织验收。 集中采购机构验收的程序应为:供方(成交供应商)先向需方 (采购单位)提交验收申请报告, 供方对需方提交的验收申请报告 进行经审核,并对完工项目进行初检,确认合格时,应在验收申 请报告上签字盖章,再送集中采购机构审查;集中采购机构审查 后,认为已具备验收条件时,应组成验收小组组织验收,验收小 组一般由供需双方代表、集中采购机构代表、相关质检机构、有 关方面的技术专家组成 ( 其中专家人数不少于总人数的三分之 7 二)。 项目经验收合格的, 采购单位或验收小组应出具项目完工验 收报告,验收报告上应有验收小组成员的共同签字,并加盖供需 双方、集中采购机构、相关质检机构公章。验收报告一经形成, 即产生效力,对供需双方均有共同约束力;经验收不合格的,应 由供方限期改正, 经改正合格且具备验收条件后再由验收小组组 织验收。 五、采购结算和采购文件整理阶段 (一)采购结算 项目验收结束后,由集中采购机构依据验收报告,按照采购 合同规定的付款条件及付款方式,办理合同款项支付手续;政府 采购资金管理部门根据集中采购机构的款项支付手续, 向供应商 支付采购资金,并进行政府采购资金结算账务处理。 (二)采购文件的整理 集中采购机构按照《政府采购法》对采购文件管理的有关规 定,整理询价采购整个过程的文件、资料,归集采购档案,定期 汇总、上报政府采购信息。 六、售后服务阶段 本阶段是询价采购活动的最后一个阶段,在这一阶段,供需 双方应继续按照合同规定,履行各自责任和义务;集中采购机构 应按照政府采购制度规定和合同条款, 及时协调解决合同履行过 程中双方的争议和纠纷, 对双方履行合同的情况特别是供方的售 8 后服务情况进行监督检查,直至合同有效期满。 在询价采购的整个实施过程中, 集中采购机构和采购单位应 自觉接受纪检监察、政府采购监督管理部门的监督,有必要时, 还应进行公证。 9

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